POLITIQUE DE PROTECTION DES LANCEURS D’ALERTE
1. Introduction
Chez WellWo, nous promouvons une culture d’intégrité, de transparence et de responsabilité sociale, et nous attendons que les employés, les clients et les fournisseurs agissent conformément aux principes éthiques et légaux qui régissent notre activité. Nous reconnaissons également la valeur des signalements comme un outil pour prévenir et détecter des comportements contraires à la légalité, à l’éthique ou aux valeurs de l’entreprise, et pour améliorer le climat de travail et la réputation de l’entreprise.
C’est pourquoi, chez WellWo, nous nous engageons à ce que les employés et autres collaborateurs se sentent libres et en sécurité pour exprimer leurs préoccupations ou doutes, sans craindre de représailles de quelque nature que ce soit.
WellWo s’engage à protéger les droits et la vie privée des personnes qui déposent des plaintes ou des signalements. Les processus de plainte sont conçus pour être gérés de manière confidentielle, garantissant un environnement sûr et exempt de représailles pour les lanceurs d’alerte. Toute représaille identifiée entraînera des conséquences disciplinaires. L’entreprise garantit le soutien nécessaire pour assurer le suivi et la résolution équitable des plaintes, tout en protégeant la confidentialité et le bien-être des lanceurs d’alerte.
2. Objectif
La présente Politique est adoptée en conformité avec la Loi 2/2023, afin d’établir des garanties pour la protection des lanceurs d’alerte. La Politique est accessible à toutes les parties prenantes, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales.
L’objectif de la présente Politique est de définir les principes généraux en matière de signalement et de protection des lanceurs d’alerte, ainsi que de détailler les éléments clés de ce processus (droits, protection des informations et interdiction des représailles).
3. Principes
Les principes qui guideront l’action de WellWo pour garantir la protection des lanceurs d’alerte et l’interdiction des représailles sont les suivants :
- La présente Politique vise à garantir que les lanceurs d’alerte ne subissent aucun acte ou omission qui pourrait constituer un traitement défavorable ou discriminatoire en raison de leur statut de lanceur d’alerte, ou qui pourrait leur causer des préjudices injustifiés dans leur carrière professionnelle, conditions de travail, rémunération, relations commerciales, santé ou intégrité personnelle. Nous nous engageons ainsi à respecter et protéger les droits et la dignité des lanceurs d’alerte.
- Chez WellWo, nous reconnaissons la valeur de la collaboration des individus pour le respect de la loi et le bon fonctionnement des institutions publiques et privées. Nous respectons le droit des lanceurs d’alerte de signaler les infractions qu’ils connaissent via le Mécanisme de Présentation des Plaintes ou le Canal de Signalement mis en place à cet effet.
- Nous garantissons l’anonymat des lanceurs d’alerte qui en font la demande, sauf obligation légale de révéler leur identité. Nous prenons les mesures nécessaires pour protéger leurs données personnelles et éviter toute fuite ou accès non autorisé aux informations fournies. De plus, WellWo fournit des canaux adaptés pour permettre aux lanceurs d’alerte de soumettre leurs signalements en toute sécurité, en garantissant la confidentialité du contenu des communications et en respectant la présomption d’innocence des personnes concernées ainsi que leur droit à l’honneur et à la vie privée.
- WellWo dispose d’une procédure interne pour traiter les communications reçues afin de confirmer ou non leur véracité. Cette procédure garantit le droit d’audition et de défense des personnes impliquées. Nous nous engageons à enquêter sur les signalements avec diligence, impartialité et transparence, et à prendre les mesures correctives ou disciplinaires nécessaires en cas de confirmation des irrégularités ou infractions signalées.
4. Droits des lanceurs d’alerte
Les personnes qui, en tant que lanceurs d’alerte, respectent les principes et directives établis dans cette Politique et soumettent des communications sur les sujets signalés, bénéficient des droits suivants :
- Droit à la confidentialité et à la protection de l’identité : toute personne soumettant une communication ou effectuant une révélation publique a le droit que son identité ne soit pas révélée à des tiers, sauf exceptions prévues par la loi. Le responsable de la gestion des signalements chez WellWo agira pour préserver l’identité et garantir la confidentialité des données des personnes concernées et de tout tiers mentionné dans les informations fournies.
- Droit à l’information : le lanceur d’alerte sera informé de la réception de son signalement dans un délai de 72 heures ouvrables. Un délai maximal de 10 jours ouvrables est prévu pour examiner la plainte, déterminer sa validité et demander des informations supplémentaires si nécessaire.
- Mesures de protection : les personnes qui signalent ou révèlent des infractions prévues dans cette Politique ont droit à une protection, à condition que :
- Elles aient des raisons valables de croire que les informations fournies sont véridiques au moment de la communication ou révélation, même en l’absence de preuves concluantes.
- La communication ou révélation soit effectuée conformément aux exigences prévues.
5. Interdiction des représailles
WellWo interdit expressément tout type de représailles (y compris les menaces et tentatives de représailles) contre les personnes qui soumettent un signalement via le Mécanisme de Présentation des Plaintes ou le Canal de Signalement, conformément à la Loi 2/2023, à la réglementation interne et à cette Politique.
Par représailles, on entend tout acte ou omission interdit par la législation applicable, ou qui, directement ou indirectement, constitue un traitement défavorable plaçant les personnes concernées dans une situation désavantageuse par rapport à d’autres dans le contexte professionnel ou de travail, simplement en raison de leur statut de lanceur d’alerte ou pour avoir effectué une révélation publique. À titre indicatif, les représailles comprennent notamment :
- Licenciement ou suspension du contrat de travail.
- Rupture anticipée d’un contrat de travail temporaire, après la période d’essai.
- Imposition de mesures disciplinaires, rétrogradations, refus de promotions, ou toute autre modification substantielle des conditions de travail (sauf si ces mesures sont prises conformément à la législation du travail pour des faits avérés étrangers à la soumission du signalement).
- Refus de formation qui aurait normalement été accordée en l’absence du signalement.
- Rupture anticipée ou annulation de contrats de vente ou de location de biens ou services.
- Fin de la relation professionnelle sans justification appropriée.
- Coercitions, intimidations, harcèlement ou ostracisme.
- Préjudices, y compris ceux de nature réputationnelle ou économique.
- Modifications défavorables des fonctions et responsabilités professionnelles.
- Évaluations ou références négatives injustifiées concernant les performances professionnelles.
- Inscription sur des listes noires ou diffusion d’informations dans un secteur donné, empêchant ou rendant difficile l’accès à un emploi ou à des contrats.
- Annulation d’une licence ou d’une autorisation.
- Discriminations, traitements défavorables ou injustes.
Les mesures de protection prévues dans cette section s’appliquent également :
- Si le lanceur d’alerte est un employé de WellWo, aux personnes de l’entreprise qui, dans le cadre de leurs fonctions statutaires, l’assistent dans la gestion et l’enquête du signalement.
- Aux collègues et aux membres de la famille du lanceur d’alerte (ascendants, descendants, conjoints ou partenaires de fait, et frères et sœurs).
- À toute personne physique ayant une relation étroite avec le lanceur d’alerte et pouvant influencer ou conditionner la présentation d’un signalement.
L’application des protections contre les représailles est soumise aux conditions suivantes :
- Le signalement est déposé conformément aux exigences prévues dans le formulaire de plainte ou de signalement.
- Le signalement relève du champ d’application du canal.
En revanche, sont expressément exclus de toute protection les signalements portant sur :
- Des informations déjà entièrement accessibles au public.
- Des signalements jugés irrecevables.
- Des conflits interpersonnels, ou des problèmes concernant uniquement le lanceur d’alerte et le signalé.
- De simples rumeurs.
- Des infractions non couvertes par le champ d’application de cette Politique.
En cas de représailles, l’entreprise prendra les mesures nécessaires pour rétablir les droits du lanceur d’alerte et réparer les dommages subis.
6. Traitement des données personnelles
Les données personnelles obtenues et collectées dans le cadre de la gestion d’un signalement ou d’une plainte seront traitées conformément à la législation en vigueur.
L’objectif de ce traitement des données personnelles est de gérer efficacement le traitement des signalements ou des plaintes, en s’appuyant sur le consentement de la personne concernée comme base légale, ainsi que sur les habilitations légales incluses dans la Loi 2/2023, qui régit la protection des personnes signalant des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.
En ce qui concerne les destinataires des données personnelles collectées dans le cadre de la gestion du Mécanisme de Présentation des Plaintes et du Canal de Signalement, ainsi que les périodes de conservation applicables, seuls les destinataires indispensables pour la bonne gestion du mécanisme et du canal seront impliqués, en garantissant leur confidentialité et sécurité à tout moment et en respectant la législation en vigueur.
Les parties concernées peuvent, à tout moment, exercer leurs droits ou demander des informations supplémentaires concernant tout aspect relatif au traitement de leurs données personnelles par écrit.
En aucun cas, des données personnelles non nécessaires pour enquêter sur les actions ou omissions visées par cette Politique ne seront traitées ; elles seront supprimées immédiatement. De même, toutes les données personnelles concernant des comportements non inclus dans le champ d’application de cette Politique seront supprimées.