Cómo aumentar la participación en los programas de wellbeing
Una empresa puede disponer de buenos contenidos, especialistas y recursos de bienestar y, aun así, registrar una participación inferior a la esperada.
Cuando esto ocurre, la primera reacción suele ser pensar que los empleados no están interesados. Sin embargo, la falta de participación puede estar causada por problemas muy diferentes: desconocimiento, falta de tiempo, dificultades de acceso, una comunicación poco clara o una propuesta que no responde a las necesidades de la plantilla.
El informe Health and Wellbeing at Work 2025 del CIPD sitúa la falta de implicación de los empleados en las actividades entre los principales retos señalados por las organizaciones. En la misma investigación, la sencillez de uso y la facilidad de acceso aparecen entre los factores considerados al seleccionar beneficios relacionados con la salud.
Aumentar la participación en los programas de wellbeing requiere algo más que enviar recordatorios. Implica trabajar la relevancia, la confianza, la accesibilidad y la experiencia completa del empleado.
Participación no significa únicamente registrarse
Antes de intentar mejorar los resultados, conviene definir qué entiende la empresa por participación.
El recorrido del empleado puede dividirse en diferentes etapas:
Alcance
La persona ha recibido o ha podido ver la comunicación sobre el programa.
Conocimiento
Entiende qué es, qué recursos ofrece y para qué puede servirle.
Activación
Accede a la plataforma, completa el registro o realiza la primera acción.
Participación
Consume un contenido, asiste a una sesión, se une a un reto o inicia un programa.
Recurrencia
Vuelve a utilizar los recursos durante un periodo determinado.
Adopción
Integra el programa dentro de sus hábitos o lo identifica como un recurso útil al que puede acudir.
Una empresa puede tener una tasa de registro elevada y una recurrencia baja. En este caso, el problema no está en el lanzamiento, sino en la capacidad de mantener la relevancia.
También puede ocurrir lo contrario: un grupo reducido participa con frecuencia, pero una parte importante de la plantilla nunca ha accedido. El reto será entonces mejorar el alcance y eliminar barreras de activación.
Por qué los empleados no participan
La participación no depende de un único factor. Normalmente es el resultado de diferentes elementos que se refuerzan entre sí.
1. No conocen el programa
Publicar una noticia en la intranet o enviar un email no garantiza que la información haya llegado.
Los empleados reciben numerosas comunicaciones y pueden no identificar el programa como algo relevante. Esto es especialmente habitual en organizaciones con diferentes centros, turnos, idiomas o niveles de acceso digital.
La solución no consiste necesariamente en enviar más mensajes, sino en utilizar los canales adecuados y explicar mejor la propuesta.
2. No entienden qué utilidad tiene
Mensajes como “cuida tu bienestar” o “únete al reto saludable” pueden resultar demasiado genéricos.
La comunicación debe conectar el recurso con situaciones reconocibles:
- Reducir la tensión después de varias horas sentado.
- Aprender a desconectar al finalizar la jornada.
- Organizar mejor las comidas durante los turnos.
- Mejorar la calidad del descanso.
- Gestionar las preocupaciones financieras.
- Reforzar las relaciones dentro del equipo.
Cuanto más concreta sea la utilidad, más fácil será que la persona valore la participación.
3. No encuentran contenidos relevantes
La plantilla no es un grupo homogéneo.
Las necesidades pueden cambiar según:
- Edad.
- Tipo de puesto.
- Ubicación.
- Horario.
- Responsabilidades familiares.
- Nivel de actividad física.
- Momento profesional.
- Preferencias personales.
- Modalidad presencial, híbrida o remota.
Un programa centrado exclusivamente en actividad física dejará fuera a las personas interesadas en bienestar emocional, nutrición, relaciones sociales o salud financiera.
La variedad no garantiza por sí sola la participación, pero aumenta la posibilidad de que cada persona encuentre una puerta de entrada adecuada.
4. La experiencia de acceso es complicada
Cada paso adicional reduce la probabilidad de activación.
Los principales puntos de fricción pueden ser:
- Procesos de registro largos.
- Contraseñas difíciles de recuperar.
- Enlaces que no funcionan.
- Acceso limitado a un dispositivo corporativo.
- Interfaces poco intuitivas.
- Contenidos que no se adaptan al móvil.
- Horarios incompatibles.
- Falta de instrucciones claras.
La accesibilidad también debe contemplar idiomas, diversidad funcional, diferentes niveles de competencia digital y puestos sin acceso habitual a un ordenador.
5. No disponen de tiempo o permiso implícito
Un empleado puede estar interesado en una sesión y no asistir porque interpreta que hacerlo durante la jornada está mal visto.
El apoyo formal de la compañía debe coincidir con la realidad de los equipos. Si los managers priorizan permanentemente otras tareas o transmiten que el programa es secundario, la participación será más difícil.
El tiempo dedicado al bienestar no siempre tiene que ser amplio. Los contenidos breves, las pausas activas y los recursos bajo demanda facilitan la incorporación al día a día.
Pero incluso estos formatos necesitan legitimidad organizativa.
6. No confían en la confidencialidad
El bienestar incluye cuestiones sensibles. Algunas personas pueden temer que la empresa conozca qué contenidos consultan o qué problemas les preocupan.
La comunicación debe explicar claramente:
- Qué información se recoge.
- Para qué se utiliza.
- Quién puede acceder.
- Si los datos se presentan de forma agregada.
- Qué información no recibirá la empresa.
- Cómo se protege la privacidad.
La confianza es especialmente importante en contenidos relacionados con salud emocional, finanzas o situaciones personales.
7. El programa aparece y desaparece
Una campaña intensa durante una semana puede generar registros, pero no necesariamente un hábito.
Cuando la comunicación se interrumpe, el programa pierde presencia. Para mantener la recurrencia, se necesita un calendario que combine novedades, recordatorios, contenidos estacionales y diferentes formatos.
Diez estrategias para aumentar la participación
1. Escuchar antes de activar
Las encuestas breves, entrevistas y grupos de empleados permiten conocer intereses y barreras.
No es necesario preguntar únicamente qué actividades desean. También conviene explorar:
- Qué dificultades encuentran.
- En qué momentos podrían participar.
- Qué canales utilizan.
- Qué formatos prefieren.
- Qué temas consideran prioritarios.
- Qué les impediría acceder.
La escucha también refuerza la sensación de que el programa ha sido diseñado con la plantilla y no solo para ella.
La OMS recomienda que las actuaciones relacionadas con la salud mental y el bienestar laboral cuenten con una participación significativa de los trabajadores y sus representantes.
2. Segmentar sin invadir la privacidad
La misma comunicación no tiene que dirigirse de igual manera a toda la organización.
La segmentación puede realizarse utilizando criterios organizativos no sensibles:
- Centro de trabajo.
- Idioma.
- Turno.
- Departamento.
- Tipo de puesto.
- Modalidad de trabajo.
- Disponibilidad horaria.
Un equipo de oficinas puede recibir una campaña sobre pausas y sedentarismo, mientras que un colectivo con trabajo físico podría beneficiarse de contenidos de movilidad, recuperación o descanso.
La segmentación debe utilizarse para aumentar la relevancia, no para realizar inferencias sobre la salud individual.
3. Construir una propuesta de valor clara
El empleado debe comprender en pocos segundos:
- Qué es el programa.
- Qué puede encontrar.
- Cómo acceder.
- Qué beneficio práctico puede obtener.
- Qué nivel de privacidad existe.
Una propuesta sencilla podría ser:
“Recursos prácticos y confidenciales para cuidar tu bienestar físico, emocional, nutricional, social, financiero y medioambiental, accesibles cuando los necesites.”
El mensaje debe centrarse en la utilidad para la persona, no únicamente en los objetivos corporativos.
4. Implicar visiblemente a Dirección
El respaldo de Dirección aporta legitimidad, pero debe ser creíble.
No basta con firmar el email de lanzamiento. Los líderes pueden:
- Explicar por qué la empresa impulsa el programa.
- Participar en alguna actividad.
- Compartir aprendizajes.
- Respetar los tiempos de descanso.
- Evitar comportamientos contradictorios.
- Incorporar el bienestar a las conversaciones empresariales.
La participación visible de los líderes ayuda a demostrar que el programa no es una campaña pasajera.
5. Preparar a los managers
Los managers son uno de los principales puntos de contacto entre la estrategia y la experiencia diaria.
Su función no consiste en conocer los datos de salud de su equipo ni en actuar como profesionales sanitarios. Deben:
- Informar sobre los recursos.
- Facilitar la participación.
- Evitar estigmatizar.
- Detectar barreras.
- Escuchar.
- Dar ejemplo.
- Derivar a los canales adecuados.
La OMS incluye la formación de managers entre sus recomendaciones para proteger y promover la salud mental en el trabajo.
Es recomendable proporcionarles un kit breve con mensajes, preguntas frecuentes, enlaces y pautas sobre lo que pueden y no pueden hacer.
6. Diseñar una comunicación multicanal
La comunicación debe adaptarse al contexto de la plantilla.
Puede combinar:
- Email.
- Intranet.
- Aplicaciones corporativas.
- Reuniones de equipo.
- Pantallas y carteles.
- Códigos QR.
- Vídeos.
- Podcasts breves.
- Calendarios.
- Mensajes de managers.
- Embajadores internos.
Cada comunicación debería tener una llamada a la acción sencilla. Es preferible presentar un recurso concreto que enviar continuamente al usuario a una plataforma sin orientación.
Por ejemplo:
- “Realiza esta pausa activa de cinco minutos.”
- “Apúntate a la sesión sobre descanso.”
- “Consulta el programa para organizar tus finanzas.”
- “Comienza el reto de movilidad de este mes.”
7. Facilitar pequeñas primeras acciones
El primer contacto no debería exigir demasiado esfuerzo.
Una persona puede comenzar con:
- Un vídeo de tres minutos.
- Una receta.
- Un test orientativo.
- Una pausa activa.
- Una sesión introductoria.
- Un consejo práctico.
- Una actividad de equipo.
Estas microacciones reducen la barrera inicial. Después pueden conducir hacia programas más completos.
8. Combinar contenidos, sesiones, retos y programas
La diversidad de formatos permite responder a diferentes motivaciones.
Los contenidos bajo demanda ofrecen flexibilidad. Las sesiones en directo aportan interacción. Los retos pueden favorecer la continuidad. Los programas estructurados ayudan a profundizar en un objetivo.
WellWo combina contenidos audiovisuales, emisiones, programas, noticias y retos dentro de una propuesta basada en seis pilares del bienestar.
La gamificación puede ser útil, pero debe diseñarse con cuidado. No todas las personas quieren competir ni hacer públicos sus resultados.
Es recomendable ofrecer formas de participación individuales y colectivas, competitivas y no competitivas.
9. Crear una red de embajadores
Los embajadores pueden ayudar a adaptar el programa a diferentes centros o equipos.
Sus funciones pueden incluir:
- Compartir novedades.
- Recoger feedback.
- Identificar barreras.
- Proponer actividades.
- Resolver dudas básicas.
- Favorecer la participación local.
No deberían tener acceso a información sensible ni ejercer presión sobre sus compañeros.
La red funciona mejor cuando representa la diversidad de la organización y dispone de tiempo y recursos.
10. Cerrar el ciclo de feedback
Solicitar opiniones y no comunicar ningún resultado puede reducir la confianza.
Después de una encuesta o actividad, conviene explicar:
- Qué se ha aprendido.
- Qué se mantendrá.
- Qué cambiará.
- Qué no puede modificarse y por qué.
- Cuándo se revisará de nuevo.
La voz del empleado es efectiva cuando puede influir en las decisiones, no cuando se limita a recoger respuestas. El CIPD destaca que la comunicación bidireccional requiere escuchar y actuar sobre el feedback recibido.
Cómo crear un calendario de activación
Un calendario equilibrado puede combinar cuatro niveles.
Comunicación permanente
Información de acceso, privacidad, preguntas frecuentes y presentación de los pilares.
Campañas mensuales
Un tema prioritario cada mes: descanso, actividad física, nutrición, salud financiera o relaciones sociales.
Actividades periódicas
Sesiones en directo, talleres, retos y encuentros.
Contenidos reactivos
Recursos relacionados con acontecimientos concretos: cambios organizativos, periodos de alta carga, vuelta de vacaciones o campañas de salud.
El calendario debe dejar espacio para adaptar la programación según la respuesta de los empleados.
Indicadores para medir la participación
Para comprender el rendimiento, pueden utilizarse:
- Alcance de la comunicación.
- Tasa de activación.
- Usuarios activos.
- Participantes únicos.
- Frecuencia de acceso.
- Recurrencia mensual.
- Asistencia a sesiones.
- Finalización de programas.
- Participación por centro o colectivo.
- Contenidos más consultados.
- Satisfacción.
- Utilidad percibida.
- Barreras declaradas.
No conviene comparar departamentos sin considerar su tamaño, horario, modalidad de trabajo y oportunidades reales de acceso.
Los datos deben ayudar a formular preguntas. Una baja participación en un centro puede indicar falta de interés, pero también una mala comunicación, problemas técnicos o ausencia de apoyo local.
Participación voluntaria, no presión corporativa
El objetivo no debe ser conseguir que todos utilicen todos los recursos.
Las necesidades de bienestar son personales y cambian con el tiempo. La empresa debe facilitar el acceso, eliminar barreras y ofrecer una propuesta relevante, pero evitando convertir la participación en una obligación.
No deberían establecerse consecuencias laborales por no utilizar el programa ni comunicarse datos individuales a responsables de equipo.
La participación sostenible nace de la utilidad y la confianza.
De una campaña a un hábito organizativo
Aumentar la participación en los programas de wellbeing no consiste en insistir más, sino en diseñar mejor.
La pregunta no debería ser únicamente “¿por qué los empleados no participan?”, sino también:
- ¿Conocen el programa?
- ¿Entienden su utilidad?
- ¿Pueden acceder?
- ¿Encuentran algo relevante?
- ¿Tienen tiempo?
- ¿Confían en la privacidad?
- ¿Los managers facilitan su uso?
- ¿La empresa actúa sobre el feedback?
WellWo ayuda a las organizaciones a mantener una propuesta continuada de bienestar, con contenidos, programas y retos adaptables a distintos perfiles y necesidades.
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