RICHTLINIE ZUM SCHUTZ VON HINWEISGEBERN
1. Einleitung
Bei WellWo fördern wir eine Kultur der Integrität, Transparenz und sozialen Verantwortung. Von Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten wird erwartet, dass sie gemäß den ethischen und rechtlichen Grundsätzen handeln, die unsere Tätigkeit bestimmen. Gleichzeitig erkennen wir den Wert von Meldungen und Hinweisen als Instrument zur Prävention und Aufdeckung von Verhaltensweisen an, die gegen Gesetze, ethische Grundsätze oder Unternehmenswerte verstoßen, sowie zur Verbesserung des Arbeitsklimas und der Unternehmensreputation.
Daher verpflichtet sich WellWo, sicherzustellen, dass Mitarbeitende und andere Partner ihre Bedenken oder Zweifel frei und sicher äußern können, ohne Angst vor jeglicher Form von Vergeltungsmaßnahmen.
WellWo verpflichtet sich, die Rechte und die Privatsphäre von Personen zu schützen, die Beschwerden oder Meldungen einreichen. Die Beschwerdeverfahren sind so gestaltet, dass sie vertraulich behandelt werden und ein sicheres Umfeld ohne Repressalien für Hinweisgeber gewährleisten. Jede festgestellte Vergeltungsmaßnahme hat disziplinarische Konsequenzen. Das Unternehmen garantiert die notwendige Unterstützung für die Nachverfolgung und faire Lösung von Beschwerden und schützt dabei stets die Privatsphäre und das Wohlbefinden der Hinweisgeber.
2. Ziel
Diese Richtlinie wird in Übereinstimmung mit dem Gesetz 2/2023 verabschiedet, insbesondere mit dem Ziel, Garantien zum Schutz von Hinweisgebern festzulegen. Die Richtlinie ist für alle Interessengruppen zugänglich, unabhängig davon, ob es sich um natürliche oder juristische Personen handelt.
Ziel dieser Richtlinie ist es, die allgemeinen Grundsätze für die Meldung von Informationen und den Schutz von Hinweisgebern festzulegen sowie zentrale Elemente dieses Prozesses zu definieren (Rechte, Schutz der Informationen und Verbot von Vergeltungsmaßnahmen).
3. Grundsätze
Die folgenden Grundsätze leiten das Handeln von WellWo, um den Schutz von Hinweisgebern sowie das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen sicherzustellen:
- Diese Richtlinie hat zum Ziel, Hinweisgeber zu schützen, damit sie keinerlei Handlung oder Unterlassung erleiden, die eine nachteilige oder diskriminierende Behandlung aufgrund ihrer Eigenschaft als Hinweisgeber darstellt oder ihnen ungerechtfertigte Nachteile in ihrer beruflichen Laufbahn, ihren Arbeitsbedingungen, ihrer Vergütung, ihren Geschäftsbeziehungen, ihrer Gesundheit oder persönlichen Integrität verursacht oder verursachen könnte. Daher verpflichten wir uns, die Rechte und die Würde der Hinweisgeber zu respektieren und zu schützen.
- Bei WellWo erkennen wir den Wert der Zusammenarbeit von Menschen für die Einhaltung der Gesetze und das ordnungsgemäße Funktionieren öffentlicher und privater Institutionen an. Wir respektieren das Recht von Hinweisgebern, über ihnen bekannte Gesetzesverstöße über den dafür eingerichteten Beschwerdemechanismus oder den Hinweisgeberkanal des Unternehmens zu informieren.
- Wir garantieren die Anonymität von Hinweisgebern, sofern sie dies wünschen, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung ihrer Identität. Darüber hinaus treffen wir die notwendigen Maßnahmen zum Schutz ihrer personenbezogenen Daten und zur Verhinderung von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff auf die bereitgestellten Informationen. WellWo stellt geeignete Kanäle zur Verfügung, damit Meldungen sicher eingereicht werden können und die Vertraulichkeit der Kommunikation gewährleistet ist sowie der Grundsatz der Unschuldsvermutung und das Recht auf Ehre sowie auf persönliche und familiäre Privatsphäre der betroffenen Personen respektiert werden.
- WellWo verfügt über ein internes Verfahren zur Bearbeitung eingehender Mitteilungen, um deren Wahrheitsgehalt zu bestätigen oder zu widerlegen. Das Verfahren garantiert das Recht auf Anhörung und Verteidigung der betroffenen Personen. Ebenso verpflichten wir uns, Meldungen mit Sorgfalt, Unparteilichkeit und Transparenz zu untersuchen und geeignete Korrektur- oder Disziplinarmaßnahmen zu ergreifen, wenn die gemeldeten Unregelmäßigkeiten oder Verstöße bestätigt werden.
4. Rechte des Hinweisgebers
Personen, die als Hinweisgeber die in dieser Richtlinie festgelegten Grundsätze und Leitlinien einhalten und Mitteilungen zu den darin genannten Themen machen, haben folgende Rechte:
- Recht auf Vertraulichkeit und Schutz der Identität: Wer eine Mitteilung einreicht oder eine öffentliche Offenlegung vornimmt, hat das Recht, dass seine Identität nicht gegenüber Dritten offengelegt wird, außer in den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen.
Der Verantwortliche für das Hinweismanagement bei WellWo wird Maßnahmen ergreifen, um die Identität zu schützen und die Vertraulichkeit der Daten der betroffenen Personen sowie jeder dritten Person, die in der bereitgestellten Information erwähnt wird, zu gewährleisten – insbesondere die Identität des Hinweisgebers, sofern diese bekannt ist.
- Recht auf Information: Der Hinweisgeber wird innerhalb von 72 Arbeitsstunden über den Eingang seiner Meldung informiert. Innerhalb von maximal 10 Arbeitstagen prüft das Team die Beschwerde, um ihre Gültigkeit festzustellen und gegebenenfalls zusätzliche Informationen anzufordern. Ab diesem Zeitpunkt wird der Hinweisgeber über den Prozess und alle zu ergreifenden Maßnahmen informiert.
- Schutzmaßnahmen: Personen, die Verstöße melden oder offenlegen, haben Anspruch auf Schutz, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Sie haben hinreichenden Grund zu der Annahme, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung wahr sind, auch wenn keine endgültigen Beweise vorliegen, und dass diese Informationen in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fallen.
- Die Meldung oder Offenlegung wurde gemäß den vorgesehenen Anforderungen durchgeführt.
5. Verbot von Vergeltungsmaßnahmen
WellWo verbietet ausdrücklich jede Form von Vergeltungsmaßnahmen (einschließlich Drohungen oder Versuche von Vergeltungsmaßnahmen) gegen Personen, die eine Meldung über den Beschwerdemechanismus oder den Hinweisgeberkanal gemäß Gesetz 2/2023, den internen Vorschriften und dieser Richtlinie einreichen.
Als Vergeltungsmaßnahme gelten alle Handlungen oder Unterlassungen, die nach geltendem Recht verboten sind oder die direkt oder indirekt eine nachteilige Behandlung darstellen, durch die die betroffene Person im beruflichen Kontext benachteiligt wird, allein aufgrund ihrer Eigenschaft als Hinweisgeber oder aufgrund einer öffentlichen Offenlegung.
Als Vergeltungsmaßnahmen gelten unter anderem:
- Kündigung oder Aussetzung des Arbeitsvertrags.
- Vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags nach Ablauf der Probezeit.
- Verhängung disziplinarischer Maßnahmen, Herabstufung oder Verweigerung von Beförderungen.
- Verweigerung von Schulungsmaßnahmen.
- Vorzeitige Beendigung oder Aufhebung von Verträgen über Waren oder Dienstleistungen.
- Beendigung einer beruflichen Beziehung ohne angemessene Begründung.
- Nötigung, Einschüchterung, Belästigung oder soziale Ausgrenzung.
- Schäden, einschließlich Reputationsschäden oder wirtschaftlicher Verluste.
- Nachteilige Änderungen von Aufgaben und beruflichen Verantwortlichkeiten.
- Ungerechtfertigte negative Leistungsbewertungen oder Referenzen.
- Aufnahme in schwarze Listen oder Verbreitung von Informationen innerhalb eines bestimmten Sektors.
- Entzug einer Lizenz oder Genehmigung.
- Diskriminierung oder ungerechte Behandlung.
6. Verarbeitung personenbezogener Daten
Die im Rahmen der Bearbeitung einer eingegangenen Mitteilung oder Meldung erhobenen personenbezogenen Daten werden gemäß der geltenden Datenschutzgesetzgebung verarbeitet.
Der Zweck dieser Verarbeitung personenbezogener Daten besteht darin, die Bearbeitung von Anfragen oder Meldungen effektiv zu verwalten. Rechtsgrundlage hierfür ist die Einwilligung der betroffenen Person sowie die gesetzliche Grundlage gemäß Gesetz 2/2023 zum Schutz von Personen, die Verstöße melden, und zur Bekämpfung von Korruption.
Bezüglich der Empfänger der im Rahmen des Beschwerdemechanismus und des Hinweisgeberkanals erhobenen personenbezogenen Daten sowie der entsprechenden Aufbewahrungsfristen gelten ausschließlich diejenigen, die für eine ordnungsgemäße Verwaltung dieser Systeme erforderlich sind, wobei jederzeit Vertraulichkeit, Sicherheit und die Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften gewährleistet werden.
Betroffene Personen können jederzeit ihre Rechte ausüben oder zusätzliche Informationen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch eine schriftliche Mitteilung anfordern.
In keinem Fall werden personenbezogene Daten verarbeitet, die für die Untersuchung der in dieser Richtlinie genannten Handlungen oder Unterlassungen nicht erforderlich sind. Solche Daten werden gegebenenfalls unverzüglich gelöscht. Ebenso werden alle personenbezogenen Daten gelöscht, die sich auf Sachverhalte beziehen, die nicht in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fallen.
