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POLITICA DI PROTEZIONE DEL DENUNCIANTE

1. Introduzione

In WellWo promuoviamo una cultura di integrità, trasparenza e responsabilità sociale, e ci si aspetta che tanto i lavoratori quanto i clienti e i fornitori agiscano in conformità con i principi etici e legali che regolano la nostra attività. Riconosciamo inoltre il valore delle segnalazioni come strumento per prevenire e rilevare comportamenti contrari alla legalità, all’etica o ai valori aziendali, e per migliorare il clima lavorativo e la reputazione aziendale.
Per questo motivo, in WellWo ci impegniamo affinché i lavoratori e altri collaboratori si sentano liberi e sicuri di esprimere le loro preoccupazioni o dubbi, senza temere ritorsioni di alcun tipo.
WellWo si impegna a proteggere i diritti e la privacy delle persone che presentano reclami o segnalazioni. I processi di reclamo sono progettati per essere trattati in modo confidenziale, garantendo un ambiente sicuro e senza ritorsioni per i denuncianti. Qualsiasi ritorsione identificata avrà conseguenze disciplinari. L’azienda garantisce il supporto necessario per il monitoraggio e la giusta risoluzione dei reclami, proteggendo sempre la privacy e il benessere dei denuncianti.
 

2. Obiettivo

La presente Politica viene approvata in conformità con la Legge 2/2023, specificamente per stabilire le garanzie per la protezione degli informatori. La Politica è accessibile a tutti i gruppi di interesse, siano esse persone fisiche o giuridiche.
L’obiettivo di questa politica è stabilire i principi generali in materia di informazione e protezione del denunciante, nonché dettagliare gli elementi chiave di tale processo (diritti, protezione delle informazioni e divieto di ritorsioni).
 

3. Principi

I principi che regoleranno l’operato di WellWo al fine di garantire la protezione degli informatori e il divieto di ritorsioni saranno i seguenti:

1. La presente Politica ha come obiettivo garantire la protezione degli informatori affinché non subiscano alcuna azione o omissione che comporti un trattamento sfavorevole o discriminatorio in quanto informatori, o che causi o possa causare danni ingiustificati alla loro carriera professionale, condizioni di lavoro, retribuzione, relazione commerciale, salute o integrità personale. Per questo motivo, ci impegniamo a rispettare e proteggere i diritti e la dignità dei denuncianti.
2. In WellWo riconosciamo il valore della collaborazione delle persone per il rispetto della legge e il buon funzionamento delle istituzioni pubbliche e private, e rispettiamo il diritto dei denuncianti di segnalare le violazioni normative di cui sono a conoscenza tramite il Meccanismo di Presentazione dei Reclami o il Canale di Denunce dell’azienda.
3. Garantiamo l’anonimato dei denuncianti che lo richiedano, salvo obbligo legale di rivelare la loro identità, e adottiamo le misure necessarie per proteggere i loro dati personali ed evitare qualsiasi fuga di notizie o accesso non autorizzato alle informazioni fornite. Inoltre, WellWo offre i canali adeguati affinché possano presentare le proprie denunce in modo sicuro e garantendo la riservatezza del contenuto delle comunicazioni, nel rispetto del principio di presunzione di innocenza delle persone coinvolte, nonché dei diritti all’onore e alla privacy personale e familiare.
4. WellWo dispone di una procedura interna per trattare le comunicazioni ricevute con l’obiettivo di verificarne la veridicità. La procedura garantisce il diritto di udienza e difesa delle persone coinvolte. Allo stesso modo, ci impegniamo a indagare le segnalazioni con diligenza, imparzialità e trasparenza, e ad adottare le misure correttive o disciplinari che si rendano necessarie in caso di conferma delle irregolarità o violazioni segnalate.

4. Diritti del denunciante

Le persone che, in qualità di informatori, rispettano i principi e le linee guida stabiliti in questa Politica e presentano comunicazioni in merito alle questioni ivi indicate, hanno i seguenti diritti riconosciuti:

• Diritto alla riservatezza e protezione dell’identità: chi presenta una comunicazione o fa una rivelazione pubblica ha il diritto di non vedere la propria identità rivelata a terzi, salvo le eccezioni previste dalla legge. Il responsabile della gestione delle denunce di WellWo agirà per preservare l’identità e garantire la riservatezza dei dati relativi alle persone coinvolte e a qualsiasi terzo menzionato nelle informazioni fornite, in particolare l’identità dell’informatore se questa fosse stata identificata.
• Diritto all’informazione: l’informatore sarà notificato della ricezione della sua denuncia entro 72 ore lavorative. Entro un massimo di 10 giorni lavorativi, il team esaminerà la segnalazione per determinarne la validità e richiederà ulteriori informazioni, se necessario. Da questo momento, verrà mantenuto informato del processo e di qualsiasi azione da intraprendere.
• Misure di protezione: le persone che comunicano o rivelano violazioni previste da questa norma hanno diritto alla protezione, sempre che ricorrano le seguenti circostanze:
  • Abbiano motivi ragionevoli per credere che le informazioni fornite siano veritiere al momento della comunicazione o rivelazione, anche senza fornire prove conclusive, e che tali informazioni rientrino nell’ambito di applicazione di questa Politica,
  • La comunicazione o rivelazione sia stata fatta in conformità con i requisiti previsti.

5. Divieto di ritorsioni

WellWo vieta espressamente qualsiasi tipo di ritorsione (comprese minacce e tentativi di ritorsione) nei confronti delle persone che presentano una denuncia tramite il Meccanismo di Presentazione dei Reclami o il Canale di Denunce in conformità con la Legge 2/2023, la normativa interna e questa Politica.
Si intende per ritorsione qualsiasi atto o omissione vietato dalla legge applicabile, o che, direttamente o indirettamente, comporti un trattamento sfavorevole che ponga le persone che lo subiscono in una posizione di svantaggio rispetto ad altre nel contesto lavorativo o professionale, solo per la loro condizione di informatori, o per aver fatto una rivelazione pubblica. A titolo esemplificativo, si considerano ritorsioni quelle adottate sotto forma di:

• Licenziamento o sospensione del contratto di lavoro.
• Rescissione anticipata di un contratto di lavoro a tempo determinato, una volta superato il periodo di prova.
• Imposizione di qualsiasi misura disciplinare, declassamento o rifiuto di promozioni e qualsiasi altra modifica sostanziale delle condizioni di lavoro (salvo che tali misure vengano adottate in conformità con la legislazione del lavoro e per circostanze, fatti o violazioni accertati e non legati alla presentazione della denuncia).
• Rifiuto di formazione che sarebbe stata concessa se non fosse stata fatta la denuncia o senza una ragione apparente.
• Rescissione anticipata o annullamento di contratti di acquisto o locazione di beni o servizi.
• Interruzione del rapporto professionale senza giustificazione.
• Coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo.
• Danni, compresi quelli di carattere reputazionale o perdite economiche.
• Modifiche dannose alle funzioni e responsabilità lavorative.
• Valutazioni o riferimenti negativi sul rendimento lavorativo o professionale ingiustificati o che comportano cambiamenti improvvisi infondati.
• Inclusione in liste nere o diffusione di informazioni in un determinato settore, che ostacolino o impediscano l’accesso al lavoro o la contrattazione di opere o servizi.
• Annullamento di una licenza o permesso.
• Discriminazione o trattamento sfavorevole o ingiusto.

Oltre che al denunciante, le misure di protezione previste in questa sezione si applicano anche:

• Se il denunciante è un lavoratore di WellWo, alle persone dell’azienda che, in adempimento dei loro doveri statutari, lo assistono nel processo di gestione e indagine della denuncia.
• Ai colleghi di reparto e ai familiari del denunciante (genitori, coniugi o partner di fatto, e fratelli).
• A coloro che, per il loro stretto legame con il denunciante, possano influenzarlo o condizionarlo nel presentare una denuncia e nel fornire informazioni e potenziali prove.

L’applicazione del regime di protezione contro le ritorsioni è subordinata al rispetto dei seguenti requisiti:

1. La denuncia è stata presentata in conformità con i requisiti previsti nel modulo di presentazione dei reclami o denunce.
2. La denuncia rientra nell’ambito oggettivo del canale.

Al contrario, sono espressamente esclusi dalla protezione i denuncianti che informano su:

• Informazioni che siano già completamente disponibili al pubblico.
• Denunce che risultano inammissibili.
• Informazioni relative a conflitti interpersonali o che riguardano solo il denunciante e il denunciato.
• Voci infondate.
• Informazioni relative a violazioni non incluse nell’ambito oggettivo del canale.
• Nel caso si verifichi una ritorsione, l’Azienda prenderà le misure opportune e fornirà all’Informante il supporto necessario per ripristinare i suoi diritti e riparare i danni subiti.

6. Trattamento dei dati personali

I dati personali ottenuti e raccolti nel contesto della gestione di una comunicazione o denuncia ricevuta saranno trattati in conformità con la legislazione vigente applicabile.
Lo scopo di questo trattamento dei dati personali sarà quello di gestire in modo efficace l’elaborazione delle segnalazioni o delle denunce, sulla base del consenso come legittimazione del trattamento, insieme all’autorizzazione legale prevista dalla Legge 2/2023, che regola la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta contro la corruzione.
Per quanto riguarda i destinatari dei dati personali raccolti nel contesto della gestione del Meccanismo di Presentazione dei Reclami e del Canale di Denunce, nonché i periodi di conservazione applicabili, saranno quelli necessari per la corretta gestione del Meccanismo di Presentazione dei Reclami e del Canale di Denunce, garantendo la riservatezza e la sicurezza in ogni caso e il rispetto della normativa vigente applicabile.
Gli interessati possono in qualsiasi momento esercitare i loro diritti o richiedere ulteriori informazioni su qualsiasi aspetto relativo al trattamento dei loro dati personali inviando una comunicazione scritta.
In nessun caso saranno trattati dati personali che non siano necessari per la conoscenza e l’indagine delle azioni o omissioni a cui si fa riferimento in questa norma, procedendo, se necessario, alla loro immediata eliminazione. Allo stesso modo, saranno eliminati tutti i dati personali che potrebbero essere stati comunicati e che si riferiscono a comportamenti non inclusi nell’ambito di applicazione della Politica.

WellWo si impegna a proteggere i diritti e la privacy delle persone che presentano reclami o segnalazioni. I processi di reclamo sono progettati per essere gestiti in modo confidenziale, garantendo un ambiente sicuro e senza ritorsioni per i whistleblower. Qualsiasi ritorsione identificata avrà conseguenze disciplinari.

L’azienda garantisce il supporto necessario per il follow-up e la risoluzione equa dei reclami, proteggendo sempre la privacy e il benessere dei whistleblower.

Requisiti per Accettare un Reclamo:

Affinché un reclamo venga accettato e processato, deve soddisfare i seguenti requisiti:

• Relazione comprovata con l’azienda:

Il presentante deve dimostrare una relazione diretta con l’azienda, che sia come dipendente, cliente, fornitore o altro tipo di interazione formale.

• Le informazioni devono essere chiare e complete, includendo i dati del presentante e i dettagli del reclamo.
• Se applicabile, allegare la documentazione pertinente per supportare i fatti descritti.
• Il reclamo deve essere presentato entro un termine ragionevole dopo l’evento o l’incidente, preferibilmente non oltre i 30 giorni.

Passaggi del Processo, Tempi e Scadenza Finale (Timeline):

• Ricezione del reclamo:
• La ricezione del reclamo sarà confermata entro 72 ore lavorative dopo essere stato presentato.
• Valutazione iniziale:
• Entro un massimo di 10 giorni lavorativi, il team esaminerà il reclamo per determinare la sua validità e richiederà ulteriori informazioni se necessario.
• Investigazione:
• Se il reclamo viene accettato, verrà avviato un processo di investigazione che potrebbe durare tra 15 e 20 giorni lavorativi, a seconda della complessità del caso.
• Risoluzione:
• Una volta completata l’investigazione, verrà emessa una risoluzione entro 30 giorni lavorativi dalla ricezione iniziale del reclamo.
• Comunicazione della risoluzione: La risoluzione sarà comunicata al presentante tramite e-mail o telefonata, come indicato nelle informazioni di contatto fornite.

Comunicazione della Risoluzione:

La risoluzione del reclamo sarà comunicata formalmente via e-mail o telefonicamente. Se è necessaria una riunione per discutere i risultati, verrà coordinata con il presentante. Inoltre, verrà inviata una copia scritta con i dettagli del processo seguito e delle azioni intraprese.

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COS’È WELLWO?

WellWo è molto più di un insieme di strumenti e risorse per migliorare la salute e il benessere nelle organizzazioni. Siamo una comunità di persone appassionate che si impegnano ad affrontare tutti gli aspetti necessari per promuovere il benessere olistico nella società.

MISSIONE

La missione di WellWo è costruire una forte cultura della salute nelle organizzazioni, favorendo un adeguato equilibrio tra lavoro e vita privata. Ci impegniamo a prenderci cura delle persone in modo inclusivo e sostenibile, fornendo un servizio completo di benessere olistico. Ispiriamo e motiviamo le persone a migliorare la loro qualità di vita, lavorando con le organizzazioni per creare ambienti felici e collaborativi in cui ogni individuo possa raggiungere il suo pieno potenziale.

VISIONE

La nostra visione è quella di essere la piattaforma leader a livello nazionale e internazionale per i servizi di benessere aziendale, creando strumenti innovativi e tecnologici che migliorino la vita delle persone. Ci impegniamo a costruire una società migliore fornendo uno spazio per imparare, ispirarsi e sostenersi a vicenda nel percorso verso il benessere, accompagnando le organizzazioni nella creazione di ambienti sani.

VALORI

I nostri valori fondamentali sono l’impegno e la responsabilità, l’impatto positivo, la collaborazione e il lavoro di squadra, l’integrità e la fiducia, l’attenzione alle persone, la qualità del servizio, la diversità culturale e generazionale, l’innovazione e la creatività, la passione per il benessere, il rispetto, la formazione, la perseveranza e il coraggio. Questi valori sono i pilastri che ci guidano nella nostra azienda.